Colloques scientifiques

Le dispositif de soutien à l’organisation de colloques scientifiques sélectionnés par le Conseil Régional contribue à :

• Promouvoir la visibilité internationale des laboratoires de Nouvelle-Aquitaine et les valoriser;
• Renforcer le potentiel scientifique et technologique de la Nouvelle-Aquitaine;
• Favoriser les connexions entre chercheurs et acteurs du monde socio-économique;
• Diffuser des connaissances auprès d'un large public, et contribuer à la promotion et à la valorisation de la recherche en Nouvelle-Aquitaine;
• Promouvoir la Nouvelle-Aquitaine en France et à l'international.

Fin de dépôt des dossiers : 20/11/2023

Etude des dossiers : de novembre 2023 à janvier 2024

Prise de décision : premier semestre 2024

Le portage financier de l’aide peut être assuré directement par un établissement d’enseignement supérieur et de recherche ou délégué à une structure privée à but non lucratif. Ainsi, les structures bénéficiaires de ce dispositif peuvent être : 

• tout établissement de recherche et d'enseignement supérieur public implanté en région Nouvelle-Aquitaine : Universités, écoles, organismes de recherche, etc.
• toute structure associant des partenaires publics et privés (Association loi 1901, sociétés savantes) en lien avec des laboratoires de recherche de Nouvelle-Aquitaine, à l'exclusion de toute société privée à but lucratif.
   

La subvention pour les colloques qui répondent aux critères énumérés ci-avant tiendra compte du nombre prévisionnel de participants. De plus, les colloques dont l’instruction conclura à leur inscription dans une ou plusieurs ambitions de Néo Terra bénéficieront d’un bonus. Le barème suivant présente en fonction de ces éléments les montants des subventions par colloque :

• jusqu'à 150 participants : maximum 1 500 € (bonus Néo Terra 500 €) ;
• jusqu’à 250 participants : maximum 3 000 € (bonus Néo Terra 1 000 €) ;
• à partir de 250 participants : maximum 5 000 € (bonus Néo Terra 2 000 €).

Au-delà de 500 participants, le colloque pourra bénéficier d’une subvention supérieure à 5 000 €. Il devra s’agir d’un colloque avec un comité d’organisation international répondant aux priorités politiques régionales notamment en matière de développement économique et environnemental. 
 

Pour bénéficier du soutien de la Région, les colloques doivent remplir des critères de sélection :

• démontrer un caractère scientifique reconnu : avoir été validés par une instance (commission recherche ou équivalent) de l’organisme de recherche ou d’enseignement supérieur bénéficiaire ; dans le cas des colloques portés par une structure associative, il est également demandé la validation par l’instance de l’organisme de recherche ou d’enseignement supérieur associé à la manifestation ;
• présenter un temps d’ouverture aux enjeux du territoire qui peut prendre 2 formes: 
  • un temps d’ouverture au grand public sous une forme la plus appropriée au sujet et de préférence en lien avec les acteurs régionaux de la culture scientifique technique et industrielle (table ronde, conférence, exposition, animation, spectacle…) ; 
    et/ou 
  • en association avec des partenaires de la sphère socio-économique implantés sur le territoire (entreprise, cluster, centre technique), un temps d’échange ou un évènement organisé en parallèle ou sur le terrain du partenaire : petit déjeuner thématique, afterwork, avec pour objectif de favoriser les collaborations entre chercheurs et acteurs du monde socio-économique. 

          La mise en place d’une communication appropriée vers le grand public ou les publics cibles pour diffuser l’existence de ce
          temps d’ouverture est indispensable (radio, web, journaux, réseaux sociaux…).

• favoriser une organisation éco-socio responsable de la manifestation ; la Région Nouvelle-Aquitaine souhaite amplifier la prise en compte des critères sociaux et environnementaux dans le cadre des opérations qu’elle soutient. C’est pourquoi le porteur de projet de colloque devra s’engager à favoriser une organisation éco-socio responsable de la manifestation en mettant en œuvre au moins 2 actions proposées dans le tableau présent dans le dossier de demande.

Pour bénéficier du soutien de la Région, les colloques doivent respecter les critères administratifs suivants :

• être organisés sur le territoire de la région Nouvelle-Aquitaine ;
• comporter un budget et un plan de financement prévisionnels précis, ce dernier devant intégrer une part d’autofinancement ;
• comporter un engagement financier significatif des participants sous la forme de droits d'inscriptions au colloque ;
• comporter un engagement à publication des résultats, précisant la forme de cette publication.

Dossiers de candidature

Avant de compléter un dossier de demande de subvention, vous devez vous reporter au document intitulé « Présentation des modalités colloques», téléchargeable ci-dessous qui présente les conditions de soutien régional aux colloques. Vous pourrez ensuite télécharger et remplir le dossier de subvention.

Pour chaque colloque présenté, il sera fourni à la Région :

• un courrier de demande signé du représentant légal de structure,
• un dossier de candidature dûment rempli,
• le pré-programme détaillé, avec mise en évidence des temps "ouverture au grand public" (conférence, débat, etc) ainsi que, les éventuels courriers ou attestations de partenaires impliqués dans ces temps d’ouverture,
• le nombre et la qualité des intervenants attendus avec éventuellement leur CV,
• la liste des membres du comité de lecture avec pour chacun leur nationalité et leur qualité,
• la validation par Commission Recherche de l'Université ou de son équivalent.

De plus, vous trouverez en version téléchargeable la synthèse de la feuille de route NéoTerra adoptée le 9 juillet 2019 par le Conseil Régional mentionnée dans le document « Objectifs et modalités de dépôt, de sélection et de financement».

Dépôt du dossier

La demande de soutien au titre du dispositif colloques doit être transmise par le représentant légal de l’établissement, elle comprend :

• la liste des colloques classés par ordre d’intérêt scientifique par la Commission Recherche de l’établissement ou son équivalent en utilisant le fichier .xlsx disponible sur le site de la Région ;
• les dossiers de présentation de chacun des colloques ;
• dans le cas où la gestion notamment financière est déléguée à une structure privée, un courrier de saisine de cette structure.

La date limite du dépôt des dossiers et des demandes est fixée au 20 novembre 2023.

La demande de soutien et le courrier de demande du représentant légal doivent être adressés par mail à : colloque@nouvelle-aquitaine.fr au plus tard le 20 novembre 2023.